Năm 2021 thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam tiếp tục được áp dụng theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và Thông tư số 11/2016/BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam Công ty Rong Ba tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục và và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:
Cơ sở pháp lý
Luật Thương mại năm 2005;
Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
Thông tư số 11/2016/TT-BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Công ty nước ngoài có được phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam không ?
– Trước tiên phải xem bản chất pháp lý của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là gì ? Và theo quy định của Luật Thương mại thì: ” Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép” ;
– Tiếp theo câu hỏi là vậy công ty nước ngoài có được thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam hay không? và hiện nay quy định rất rõ về quyền thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam với các ghi nhận như sau:
+ Thương nhân nước ngoài được đặt Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại Việt Nam; thành lập tại Việt Nam doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo các hình thức do pháp luật Việt Nam quy định.
+ Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam.
Như vậy có thể khẳng định công ty nước ngoài được phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam và khi thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam thì chính công ty nước ngoài đó thì công ty nước ngoài đó phải chịu trách nhiệm về hoạt động của Văn phòng đại diện đó và cũng cần chú ý là Văn phòng đại diện bản thân nó chưa phải là một pháp nhân độc lập để đứng ra quyết định những vấn đề liên quan đến chính hoạt động của nó.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:
Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam có những quyền và nghĩa vụ gì ?
Nội dung hoạt động: Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
Quyền của Văn phòng đại diện:
– Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
– Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
– Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
– Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Các quyền khác theo quy định của pháp luật.
Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện
– Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
– Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.
– Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước
ngoài hoặc các trường hợp quy định.
– Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
Bản hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật
Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.
Các bước thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;
Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;
Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.
Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:
Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.
Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam:
Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;
Một số câu hỏi liên quan đến thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Văn phòng đại diện cần lưu giữ hồ sơ gì tại văn phòng trong quá trình hoạt động?
Trong quá trình hoạt động, Văn phòng đại diện cần lưu giữ các tài liệu sau: Giấy phép hoạt động; Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu; Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện; Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn tại mục thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam có được ký hợp đồng kinh tế không?
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được ký và thực hiện các hợp đồng kinh tế.
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có được thu hộ tiền khách hàng trả công ty nước ngoài không?
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được thực hiện hoạt động thu hộ các khoản khách hàng trả công ty nước ngoài.
Công ty nước ngoài không có dấu, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?
Ngoài Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của công ty nước ngoài bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Các hồ sơ thành lập do công ty nước ngoài ký đóng dấu không phải hợp pháp hóa lãnh sự.
Nếu các bạn đang cần tìm một công ty tư vấn luật uy tín, nhanh chóng và hiệu quả, vui lòng liên hệ với Rong Ba! để được tư vấn một cách nhanh chóng và tốt nhất!
